Wniosek KFS na szkolenie z AI w pracy biura: przykład

Firma i szkolenie

Firma z 7 pracownikami: trzy osoby w biurze i dwie ekipy montażowe. Dostaje kilkadziesiąt zapytań ofertowych w miesiącu od klientów prywatnych i firm budowlanych.

Uczestnicy

Przykład uzasadnienia

Tak mogą wyglądać teksty do pól opisowych wniosku. Każde zdanie opiera się na faktach z firmy, które da się sprawdzić.

Dlaczego szkolenie jest potrzebne

Biuro odpowiada na kilkadziesiąt zapytań ofertowych w miesiącu, a każda oferta to opis zakresu, warunki i odpowiedzi na pytania klienta, pisane od zera. Przy zapytaniach od firm budowlanych trzeba przeczytać kilkadziesiąt stron warunków i wypisać wymagania, co zajmuje kierownikowi biura całe dnie. Firma wykupiła firmowy abonament na narzędzie AI, ale pracownicy używają go jak wyszukiwarki i nie sprawdzają, co podaje. Nie wiedzą też, czy mogą wkleić do niego umowę z danymi klienta. Szkolenie ma nauczyć ich korzystać z narzędzia przy konkretnych zadaniach biura i ustalić, czego do niego nie wklejać.

Związek z priorytetem

Wniosek dotyczy priorytetu na 2027 rok związanego z nowymi technologiami i narzędziami pracy, ze szczególnym uwzględnieniem sztucznej inteligencji. Firma wdraża w biurze narzędzie AI w płatnym abonamencie firmowym, co potwierdzają umowa i faktury (w załączniku). Szkolenie dotyczy pracy tym narzędziem przy zadaniach uczestników: ofertach, zapytaniach klientów i dokumentach przetargowych. Unijny akt o sztucznej inteligencji (AI Act, art. 4 w brzmieniu od 27 lipca 2026 roku) zobowiązuje firmy, które używają systemów AI, do podejmowania środków wspierających rozwój kompetencji personelu w tym zakresie, a szkolenie z zaświadczeniem jest takim środkiem i pozwala go udokumentować.

Efekty po szkoleniu

Po szkoleniu uczestnicy będą przygotowywać w narzędziu pierwsze wersje ofert i odpowiedzi na zapytania, a przed wysłaniem sprawdzać je z kartami katalogowymi i cennikiem. Kierownik biura będzie robił z narzędziem listę wymagań z dokumentów przetargowych i porównywał ją z oryginałem. Firma spisze zasady korzystania z AI: jakich danych nie wklejamy, kto sprawdza tekst przed wysłaniem, gdzie trzymamy gotowe szablony. Efekt potwierdzą zaświadczenia o ukończeniu szkolenia z wynikiem testu i zasady podpisane przez pracowników.

Koszty i dofinansowanie

KFS pokrywa 90% kosztu w firmie do 9 etatów, najwyżej 18 466,26 zł na uczestnika. Limit roczny dla firmy tej wielkości to 36 932,52 zł. Kwoty liczymy od przeciętnego wynagrodzenia z II kwartału 2026.

Na co urząd patrzy przy takim wniosku

• Dowód wdrożenia narzędzia: umowa abonamentowa albo faktury wystawione na firmę, albo oświadczenie o planowanym zakupie.
• Czy program szkolenia dotyczy zadań biura i ochrony danych, a nie ogólnych ciekawostek o AI. Tematy z programu powinny pasować do obowiązków uczestników.
• Czy szkolenie prowadzi firma z usługą w Bazie Usług Rozwojowych. Od 2026 roku to warunek, bez którego urząd odrzuca wniosek.
• Czy cena jest rynkowa. Przykładowe szkolenia z AI w pracy biurowej kosztują w BUR ok. 1340 zł za 8 godzin i 1440 zł za 16 godzin. Przy wyższej cenie wyjaśnij, co obejmuje program, np. ćwiczenia na dokumentach Twojej firmy, i dołącz 1-2 oferty o podobnej długości.

Częste błędy

• Obietnica, że narzędzie zastąpi pracę biura. Urząd finansuje umiejętności ludzi, więc opisz, co pracownik będzie robił z narzędziem i jak sprawdzi wynik.
• Darmowe konto prywatne zamiast narzędzia firmy. Bez umowy albo faktury na firmę trudno pokazać, że firma wdraża nowe narzędzie.
• Program bez części o ochronie danych. Biuro pracuje na umowach i danych klientów, więc szkolenie powinno obejmować usuwanie danych osobowych z dokumentów i zasady wklejania plików.
• Szkolenie dla wszystkich chętnych. We wniosku powinny być osoby, które będą używać narzędzia w pracy, z opisem ich zadań.
• Szkolenie przedstawione jako szkolenie z RODO. Część urzędów wyłącza z KFS kształcenie, które pracodawca musi zapewnić z mocy przepisów, i wymienia przy tym ochronę danych osobowych. Ochrona danych powinna być jednym z modułów szkolenia z pracy narzędziem AI, a nie jego głównym tematem.

Co dołączyć do wniosku

• Program szkolenia z liczbą godzin i tematami (praca z dokumentami, sprawdzanie odpowiedzi AI, ochrona danych).
• Wydruk usługi z Bazy Usług Rozwojowych.
• Umowa abonamentowa albo faktura za narzędzie AI na firmę (albo oświadczenie o planowanym zakupie).
• 1-2 porównywalne oferty szkoleń z AI (do oceny ceny).
• Dokumenty o pomocy de minimis, o które prosi urząd w ogłoszeniu.