KFS: dofinansowanie szkoleń dla pracowników i właściciela firmy

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to część Funduszu Pracy, z której urzędy pracy dopłacają do kształcenia pracowników i pracodawców: kursów, szkoleń, studiów podyplomowych i egzaminów. Od 1 stycznia 2026 r. KFS działa według nowej ustawy o rynku pracy (art. 125 do 133) i zasady są inne niż w poprzednich latach.

Kto może dostać pieniądze

Wniosek składa podmiot, który od co najmniej 6 miesięcy opłaca składki na Fundusz Pracy albo jest z nich zwolniony z mocy prawa. Od 2026 r. mogą to być także firmy bez pracowników, czyli przedsiębiorca może sfinansować szkolenie dla siebie. Szkolenie może dotyczyć pracowników, pracodawcy, osób samozatrudnionych i zleceniobiorców.

Ile pokrywa fundusz

• 70% kosztów kształcenia,
• 90% kosztów, jeśli wnioskodawca nie zatrudnia nikogo albo zatrudnia do 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty.

Resztę dokłada firma. Na jedną osobę fundusz da najwyżej 200% przeciętnego wynagrodzenia w roku kalendarzowym, czyli teraz 18 466,26 zł. Jest też limit na cały wniosek w roku, zależny od wielkości firmy:

Kwoty liczymy od przeciętnego wynagrodzenia w II kwartale 2026 r. (9 233,13 zł). Dofinansowanie z KFS jest pomocą de minimis.

Warunki, o których łatwo zapomnieć

• Szkolenie musi prowadzić firma wpisana do Bazy Usług Rozwojowych (BUR).
• Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie.
• Uczestnik szkolenia musi u Ciebie pracować jeszcze co najmniej 3 miesiące po jego zakończeniu.
• Urzędy nie finansują szkoleń, które zaczęły się przed podpisaniem umowy.

Priorytety na 2026 rok

Pieniądze idą najpierw na wnioski zgodne z priorytetami. Minister ustala do 4 priorytetów krajowych po opinii Rady Rynku Pracy, województwo może dodać do 3, a powiat 1. Na 2026 r. priorytety krajowe to:

1. Zarządzanie i komunikacja oparte na zasadach przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, dialog społeczny i integracja w miejscu pracy.
2. Umiejętności w zawodach deficytowych w powiecie albo województwie.
3. Szkolenia związane z nowymi procesami, technologiami i narzędziami (cyfrowymi, sztuczną inteligencją, zielonymi), gdy bez nich praca jest zagrożona.
4. Usługi zdrowotne i opiekuńcze oraz spółdzielnie i przedsiębiorstwa społeczne.

Wnioski spoza priorytetów urząd rozpatruje dopiero wtedy, gdy obsłuży priorytetowe i zostaną pieniądze. Priorytety na 2027 r. nie były jeszcze ogłoszone, gdy sprawdzaliśmy przepisy.

Kiedy są nabory

Każdy urząd ogłasza nabory sam. Pierwsze zwykle ruszają w pierwszym kwartale, drugie w czerwcu i lipcu, a gdy zostaną pieniądze, część urzędów robi kolejne jesienią. Nabory są krótkie, często 5 dni, i pieniądze kończą się szybko. Trwające i zapowiedziane nabory KFS są na tej liście, a Łapacz napisze, gdy ruszy nabór w Twoim powiecie.

Jak złożyć wniosek

1. Wybierz szkolenie i firmę szkoleniową z Bazy Usług Rozwojowych. Poproś o program i kosztorys.
2. Sprawdź, który priorytet pasuje do szkolenia, i uzasadnij to we wniosku.
3. Złóż wniosek elektronicznie w terminie naboru.
4. Po pozytywnej decyzji podpisz umowę z urzędem.
5. Skieruj ludzi na szkolenie i zapłać swoją część.
6. Rozlicz szkolenie dokumentami z umowy (zaświadczenia, faktury).

Co się zmieniło od 2026 roku

Do końca 2025 r. fundusz pokrywał 80% kosztów (100% w mikrofirmach), limit na osobę wynosił 300% przeciętnego wynagrodzenia, a wniosek mógł złożyć tylko pracodawca zatrudniający co najmniej jedną osobę. Teraz procenty i limity są niższe, ale wniosek może złożyć także firma jednoosobowa.