Wniosek KFS na szkolenie z KSeF: przykład

Firma i szkolenie

Firma z 9 pracownikami, codzienne dostawy do sklepów i restauracji w powiecie. Wystawia kilkaset faktur i korekt w miesiącu, księgowość prowadzi biuro rachunkowe.

Uczestnicy

Przykład uzasadnienia

Tak mogą wyglądać teksty do pól opisowych wniosku. Każde zdanie opiera się na faktach z firmy, które da się sprawdzić.

Dlaczego szkolenie jest potrzebne

Od 1 kwietnia 2026 roku firma musi wystawiać faktury w KSeF i robi to ręcznie w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, a potem przepisuje te same dane do starego programu sprzedażowego. Przy kilkuset fakturach i korektach w miesiącu zdarzają się pomyłki w cenach i ilościach, a każda pomyłka to kolejna faktura korygująca. Faktury od dostawców pracownicy sprawdzają w KSeF ręcznie, bo system nie wysyła powiadomień o nowych dokumentach. Dlatego firma kupuje program do fakturowania połączony z KSeF, który sam wysyła faktury i pobiera zakupowe. Trzy osoby, które wystawiają i zatwierdzają faktury, muszą nauczyć się pracy w nowym programie i zasad KSeF, także na wypadek, gdy system nie działa.

Związek z priorytetem

Wniosek dotyczy priorytetu na 2027 rok związanego z nowymi procesami, technologiami i narzędziami pracy, w tym umiejętnościami cyfrowymi. Firma wdraża program do fakturowania połączony z KSeF, co potwierdza umowa licencyjna z dostawcą (w załączniku), i zmienia sposób wystawiania, korygowania i odbierania faktur. Szkolenie obejmuje zasady KSeF, uprawnienia dla pracowników, faktury korygujące i tryby pracy bez połączenia z systemem, czyli to, czego uczestnicy potrzebują przy nowym narzędziu. Bez tego handlowcy nie będą mogli samodzielnie wystawiać faktur przy dostawach.

Efekty po szkoleniu

Po szkoleniu każdy uczestnik będzie wystawiał faktury i korekty w nowym programie, bez przepisywania danych z Aplikacji Podatnika. Właściciel nada w KSeF uprawnienia do wystawiania faktur każdej z tych osób, a specjalista do spraw fakturowania będzie pilnował odbioru faktur od dostawców. Firma spisze krótką instrukcję na brak połączenia z KSeF: fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Efekt potwierdzą zaświadczenia o ukończeniu szkolenia i pierwsze faktury wystawione w nowym programie.

Koszty i dofinansowanie

KFS pokrywa 90% kosztu w firmie do 9 etatów, najwyżej 18 466,26 zł na uczestnika. Limit roczny dla firmy tej wielkości to 36 932,52 zł. Kwoty liczymy od przeciętnego wynagrodzenia z II kwartału 2026.

Na co urząd patrzy przy takim wniosku

• Dowód nowego narzędzia: umowa albo faktura za program do fakturowania połączony z KSeF, albo oświadczenie o planowanym zakupie.
• Czy uczestnicy naprawdę wystawiają, zatwierdzają albo odbierają faktury. Szkolenie z KSeF dla osoby, która nie ma z nimi kontaktu, trudno uzasadnić.
• Czy szkolenie prowadzi firma z usługą w Bazie Usług Rozwojowych. Od 2026 roku bez tego urząd odrzuca wniosek.
• Czy program dotyczy KSeF 2.0, który od 1 lutego 2026 roku jest jedynym obowiązującym systemem, a nie zasad sprzed tej daty.

Częste błędy

• Priorytet technologii uzasadniony samym obowiązkiem KSeF. Przy tym priorytecie urząd chce dowodu zakupu albo wdrożenia, więc pokaż konkretne narzędzie, np. umowę albo fakturę za program do fakturowania, albo przynajmniej oświadczenie o planowanym zakupie.
• Szkolenie wdrożeniowe od dostawcy programu, które jest już w cenie licencji. Urząd może zapytać, za co dopłaca, więc wybierz kurs z BUR, który uczy zasad KSeF, a nie tylko obsługi programu.
• Lista uczestników bez handlowców, którzy wystawiają faktury przy dostawach. Każda osoba, która wystawia faktury za firmę, potrzebuje w KSeF własnego uprawnienia.
• Szkolenie zaplanowane przed umową z urzędem tylko dlatego, że program już działa. Szkolenie może zacząć się dopiero po podpisaniu umowy, a do tego czasu firma pracuje w Aplikacji Podatnika.

Co dołączyć do wniosku

• Program szkolenia z liczbą godzin i tematami (KSeF 2.0, uprawnienia, korekty, tryby offline).
• Wydruk usługi z Bazy Usług Rozwojowych.
• Umowa licencyjna albo faktura za program do fakturowania połączony z KSeF (albo oświadczenie o planowanym zakupie).
• 1-2 porównywalne oferty szkoleń z KSeF (do oceny ceny).
• Dokumenty o pomocy de minimis, o które prosi urząd w ogłoszeniu.