Na co można wydać dotację z urzędu pracy, a na co nie

Z dotacji kupujesz to, czego potrzebujesz do uruchomienia firmy: sprzęt, maszyny, narzędzia, materiały, towar, reklamę, przystosowanie lokalu, usługi i pomoc prawną. Przepisy nie podają zamkniętej listy, więc to, czego kupić nie wolno, wynika z zasad Twojego urzędu pracy. W większości urzędów odpadają nieruchomości, leasing, składki ZUS, opłaty i zakupy od rodziny, a samochód, używany sprzęt i towar zależą od powiatu.

Co mówią przepisy

Urząd daje jednorazowo do sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia, czyli teraz do 55 398,78 zł, na podjęcie działalności, w tym na pomoc prawną, konsultacje i doradztwo związane z jej założeniem (§ 2 ust. 1 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1645).

We wniosku podajesz szczegółową specyfikację wydatków na zakup towarów i usług (§ 2 ust. 3 pkt 9). Rozporządzenie wymienia „w szczególności”:

• środki trwałe, urządzenia i maszyny,
• materiały i towary,
• materiały reklamowe,
• wartości niematerialne lub prawne,
• pozyskanie albo dostosowanie lokalu do planowanej działalności,
• usługi,
• pomoc prawną, konsultacje i doradztwo.

Słowa „w szczególności” oznaczają przykłady, nie zamkniętą listę. Za to każdy urząd w swoich zasadach albo regulaminie wylicza, czego nie sfinansuje i jakie stawia limity. Te zasady różnią się między powiatami, więc czytaj wersję obowiązującą w naborze, do którego składasz wniosek.

Zwykle tak, zwykle nie, zależy od urzędu

Przejrzeliśmy zasady urzędów wydane po zmianie przepisów w 2025 r., między innymi w Mikołowie, Pruszkowie, Słupsku i Rzeszowie. Kierunek jest podobny, różnią się szczegóły i limity.

Samochód

Rozporządzenie samochodu nie zakazuje, ale w zasadach urzędów odpada on najczęściej. Pruszków nie finansuje samochodu osobowego, choć dopuszcza przyczepę. Słupsk nie finansuje środków transportu poza pojazdami specjalnymi. Rzeszów dopuszcza osobowy tylko w wyjątkach, ciężarowy do 20 000 zł i tylko wtedy, gdy będziesz jego jedynym właścicielem. Mikołów pozwala kupić środek transportu, ale nie paliwo, części i eksploatację.

Jeśli bez auta nie wykonasz usługi, napisz we wniosku dlaczego i zapytaj urząd przed naborem, czy taki zakup w ogóle przejdzie.

Zakupy od rodziny

Rodzina może sprzedać Ci sprzęt taniej, ale urząd tego nie sfinansuje. Pruszków wyklucza zakupy od małżonka, dzieci, rodzeństwa i rodziców, Rzeszów od członków rodziny i osób, z którymi prowadzisz wspólne gospodarstwo, a Mikołów od współmałżonka. Jeśli kupujesz od firmy, w której ktoś z rodziny ma udziały albo pracuje, zapytaj urząd wcześniej.

Sprzęt używany

Część urzędów finansuje tylko nowe rzeczy, na przykład Pruszków. Inne dopuszczają używane pod warunkami:

• Mikołów: cena niższa niż nowego odpowiednika, dokument z ceną nowego sprzętu i wycena rzeczoznawcy, której kosztu dotacja nie pokrywa,
• Rzeszów: rzecz za co najmniej 25 000 zł brutto, zgoda starosty i wycena rzeczoznawcy,
• Słupsk: co do zasady nie, wyjątek po pisemnym uzasadnieniu, ale nigdy dla sprzętu kupionego już z publicznych pieniędzy w ciągu 7 lat.

Przy każdej pozycji we wniosku zaznacz, czy jest nowa, czy używana.

Towar i materiały

Rozporządzenie wymienia towary wśród wydatków, ale urzędy często je ograniczają. Pruszków finansuje towary i materiały do 10% kwoty, Rzeszów materiały i środki obrotowe do 30%. Słupsk nie finansuje towarów do dalszego obrotu ani do produkcji. Mikołów dopuszcza towar bez limitu procentowego, ale wyklucza dropshipping.

Jeśli otwierasz sklep, policz limit od kwoty dotacji, zanim wpiszesz towar do listy. Resztę towaru pokryjesz z własnych pieniędzy.

Lokal, remont i czynsz

Rozporządzenie mówi o pozyskaniu albo dostosowaniu lokalu, ale budowę i remont Pruszków i Słupsk wykluczają. Rzeszów dopuszcza remont i adaptację do 10% kwoty. Mikołów nie sfinansuje remontu pomieszczeń w domu mieszkalnym, jeśli lokal nie ma osobnego wejścia i nie służy wyłącznie firmie. Czynszu, kaucji i mediów z dotacji raczej nie opłacisz, a zakup nieruchomości albo gruntu wykluczają wprost między innymi Mikołów i Słupsk.

Opłaty, ZUS i leasing

To koszty prowadzenia firmy, nie jej uruchomienia, i urzędy ich nie finansują: składki ZUS, podatki, opłaty administracyjne i skarbowe, ubezpieczenia, abonamenty. Tak samo leasing, raty i kredyty. Pruszków wyklucza też licencje, a Mikołów licencje poza oprogramowaniem oraz opłatę franczyzową.

VAT od zakupów z dotacji

Rozliczenie pokazuje przy każdym zakupie cenę brutto, kwotę VAT i cenę netto (§ 4 ust. 4 rozporządzenia). Rzeszów rozlicza dotację w kwotach brutto.

Jeśli nabędziesz prawo do odliczenia VAT od tych zakupów, na przykład zostaniesz czynnym podatnikiem VAT, oddajesz urzędowi równowartość tego podatku. Termin to najwyżej 90 dni od złożenia pierwszej deklaracji, w której mogłeś go odliczyć. Po terminie dochodzą odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 152 ustawy o rynku pracy). Urząd sprawdza co najmniej raz w roku, czy nie nabyłeś tego prawa (§ 5 ust. 2 rozporządzenia). Sprawdź szczegóły z księgową albo w urzędzie skarbowym. Więcej o terminach po umowie piszemy w poradniku Po dotacji.

Jak opisać zakup w specyfikacji

Specyfikacja to tabela we wniosku. Wzory urzędów różnią się, ale pytają o to samo: co kupujesz, z marką i modelem, ile sztuk, za ile brutto, czy rzecz jest nowa i po co Ci ona w firmie.

• Jedna pozycja to jedna rzecz albo komplet. Zamiast „sprzęt fryzjerski” wpisz „fotel fryzjerski hydrauliczny, 2 szt., nowy”.
• Uzasadnienie połącz z usługą z opisu firmy: „dwa fotele, bo obsługuję dwóch klientów naraz i tak liczę przychód w prognozie”.
• Cenę bierz z oferty, zrzutu ze sklepu albo faktury pro forma i zachowaj to źródło.
• Pogrupuj pozycje tak jak we wzorze urzędu (maszyny, materiały, towar, reklama, inne) i sprawdź limity procentowe dla każdej grupy.
• Suma specyfikacji ma się równać wnioskowanej kwocie. To, co dokładasz, wpisz w kalkulacji jako środki własne.
• Nie wpisuj rzeczy, które już masz. Podaj je osobno jako posiadane wyposażenie: w Pruszkowie przygotowanie, w tym posiadane maszyny, daje punkty.

Jeśli po podpisaniu umowy okaże się, że potrzebujesz czegoś innego, napisz do urzędu przed rozliczeniem. Starosta może zaakceptować inne wydatki w granicach przyznanej kwoty, jeśli uzna je za zasadne (§ 4 ust. 6 rozporządzenia). Więcej o liście zakupów w poradniku Biznesplan do urzędu pracy, a o całym formularzu w poradniku Wniosek o dotację krok po kroku.

Najczęstsze błędy

• Zakupy przed umową. Rozliczasz wydatki poniesione od dnia zawarcia umowy, wcześniejsze faktury się nie liczą.
• Gotówka albo cudze konto. Mikołów wymaga płatności bezgotówkowych z Twojego rachunku i zapłaty całej faktury.
• Lista z innego urzędu. Pozycja dozwolona w jednym powiecie bywa wykluczona w sąsiednim.
• Przekroczony limit. Gdy ceny wzrosną, sprawdź ponownie limity procentowe i kwotowe.
• Zmiana bez zgody. Zakup spoza specyfikacji bez akceptacji urzędu może zostać uznany za wydany niezgodnie z umową.
• Zapomniany VAT. Po rejestracji do VAT pilnuj terminu 90 dni.

Trwające nabory w całej Polsce znajdziesz na tej liście.