Po dotacji: rozliczenie, 12 miesięcy firmy i kiedy trzeba oddać pieniądze

Pieniądze na koncie to dopiero połowa drogi. Przez pierwszy rok urząd pilnuje, czy firma działa i czy pieniądze poszły na to, co było w umowie. Poniżej zasady dla umów podpisanych od 1 czerwca 2025 r. Umowy starsze rozlicza się według przepisów, które obowiązywały w dniu ich podpisania.

Pierwsze 30 dni

Urząd przelewa pieniądze w ciągu 14 dni od podpisania umowy. Od wypłaty masz 30 dni na rozpoczęcie działalności, czyli wpis do CEIDG z datą startu. Zachowaj potwierdzenie wpisu, bo urząd poprosi o nie przy rozliczeniu.

Rozliczenie wydatków

Na rozliczenie masz 2 miesiące od dnia rozpoczęcia działalności. Zwykle składasz:

• zestawienie wydatków według listy zakupów z umowy,
• faktury albo rachunki i potwierdzenia zapłaty,
• oświadczenie o odliczeniu albo nieodliczeniu VAT.

Niewydane pieniądze oddajesz w ciągu 7 dni od złożenia rozliczenia. Jeśli chcesz kupić coś innego niż w umowie, najpierw zapytaj urząd. Większość urzędów zgadza się na zmianę pozycji po pisemnym wniosku, ale zakup bez zgody może zostać uznany za wydatek niezgodny z umową.

12 miesięcy działalności

Najważniejszy warunek umowy (art. 151 ustawy) to prowadzenie firmy przez co najmniej 12 miesięcy. Do tego czasu nie liczą się:

• okresy zawieszenia działalności, które łącznie nie mogą trwać dłużej niż 6 miesięcy,
• ta część przerw z powodu choroby albo świadczenia rehabilitacyjnego, która przekracza łącznie 90 dni. Pierwsze 90 dni choroby liczy się normalnie.

Przez te 12 miesięcy nie możesz podjąć zatrudnienia. Umowa z urzędem często zakazuje też sprzedaży sprzętu kupionego z dotacji. Sprawdź swoją umowę, zanim cokolwiek zbędziesz.

Kontrola

Urząd może sprawdzić, czy firma działa pod wskazanym adresem i czy sprzęt z listy zakupów jest na miejscu. Kontrole odbywają się zwykle w trakcie pierwszego roku. Miej pod ręką faktury i dokumenty sprzedaży, które pokazują, że firma naprawdę pracuje.

VAT od zakupów z dotacji

Jeśli nabędziesz prawo do odliczenia VAT od zakupów sfinansowanych z dotacji, na przykład zostaniesz czynnym podatnikiem VAT, musisz oddać urzędowi kwotę tego podatku. Termin to 90 dni od złożenia pierwszej deklaracji, w której ten VAT mógł być odliczony. Obowiązek jest także wtedy, gdy z odliczenia nie skorzystasz. Po terminie dochodzą odsetki ustawowe.

Kiedy oddajesz całą kwotę

Całą kwotę z odsetkami ustawowymi liczonymi od dnia wypłaty oddajesz, gdy nie dotrzymasz warunków umowy, na przykład:

• zamkniesz firmę przed upływem 12 miesięcy,
• podejmiesz etat w tym czasie,
• przekroczysz dopuszczalny okres zawieszenia,
• informacje we wniosku okażą się nieprawdziwe.

Termin zwrotu to 30 dni od wezwania. Pieniądze wydane niezgodnie z umową wracają z odsetkami w tej części, która została źle wydana. Jeśli osoba, która dostała dotację, umrze, a nikt nie poprowadzi dalej firmy, zwrot jest proporcjonalny i bez odsetek.

Podatki

Pieniądze z urzędu na podjęcie działalności są zwolnione z podatku dochodowego. Amortyzacja sprzętu kupionego z dotacji nie jest jednak kosztem uzyskania przychodu. Powiedz o tym księgowej przy pierwszym rozliczeniu, zanim wpisze sprzęt do ewidencji.