Refundacja kosztów wyposażenia stanowiska pracy: zasady od urzędu pracy

Urząd pracy zwraca pracodawcy część kosztów urządzenia nowego miejsca pracy: sprzętu, narzędzi, mebli, oprogramowania. W zamian zatrudniasz osobę skierowaną przez urząd i utrzymujesz to stanowisko przez czas z umowy. Od 1 czerwca 2025 r. ten czas jest krótszy niż wcześniej.

Kto może dostać refundację

• przedsiębiorca,
• niepubliczne przedszkole albo szkoła,
• producent rolny, który w każdym z ostatnich 6 miesięcy zatrudniał co najmniej jedną osobę na pełen etat,
• żłobek albo klub dziecięcy (w zasadach urzędów zwykle przy miejscach opieki nad dziećmi z niepełnosprawnościami),
• przedsiębiorstwo społeczne.

Firma musi działać co najmniej 6 miesięcy. W tym czasie nie może zmniejszać zatrudnienia ani wymiaru czasu pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Nie możesz też zalegać z wynagrodzeniami ani ze składkami na ZUS, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i PFRON.

Ile zwraca urząd

Kwoty liczy się od przeciętnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu podpisania umowy, teraz z w II kwartale 2026 r. (9 233,13 zł). Czynny podatnik VAT dostaje zwrot kwot netto. Urzędy często ustalają własny, niższy limit na nabór.

Kogo zatrudniasz

• osobę bezrobotną skierowaną przez urząd, na pełen etat,
• albo osobę poszukującą pracy, która opiekuje się osobą niepełnosprawną, co najmniej na pół etatu.

Jeśli zatrudniona osoba odejdzie, urząd kieruje na to stanowisko kolejną.

Jak to przebiega

1. Złóż wniosek w naborze. Opisz stanowisko i listę zakupów z cenami.
2. Urząd rozpatruje wniosek w ciągu 30 dni.
3. Ustanów zabezpieczenie i podpisz umowę.
4. Kup wyposażenie i rozlicz zakupy w ciągu 2 miesięcy od podpisania umowy.
5. Zatrudnij osobę skierowaną przez urząd. Urząd przelewa refundację po rozliczeniu i zatrudnieniu, w terminie z umowy.

Kiedy oddajesz pieniądze

Jeśli nie utrzymasz stanowiska przez czas z umowy, oddajesz część refundacji proporcjonalnie do brakującego okresu, z odsetkami ustawowymi, w ciągu 30 dni od wezwania. Tak opisują to zasady urzędów na 2026 r. Dokładne warunki zwrotu są w Twojej umowie.

Co się zmieniło

Do 31 maja 2025 r. stanowisko trzeba było utrzymać przez 24 miesiące. Teraz wystarczy 12 miesięcy przy refundacji do czterokrotności przeciętnego wynagrodzenia albo 18 miesięcy przy wyższej kwocie. Trwające nabory są na tej liście.